Vauhdittamo Vipuvoimaa Eu:lta, ELY-keskus mobiili Vipuvoimaa Eu:lta, ELY-keskus

Palautteenkeruu ja vaikuttavuuden arviointi

11.5.2020

Työnhakija-asiakkaat

Vauhdittamon asiakastyö käynnistyi jo ennen palvelupisteen virallista avautumista loppuvuodesta 2017. Alkuun (2018-2019) palautetta asiakkailta kysyttiin vapaamuotoisella sähköpostikyselyllä, joka luotiin Survey Monkey -kyselytyökalulla. Kysely lähetettiin asiakkaalle, kun prosessi katsottiin päättyneeksi, usein ESR-lopetuslomakkeen saamisen jälkeen. Kyselyssä kysyttiin seuraavia asioita: 

  1. Kuinka tyytyväinen olit Vauhdittamon palveluun (asteikko 1-5)?
  2. Mistä kuulit Vauhdittamosta?
  3. Miksi hakeuduit Vauhdittamoon?
  4. Mihin asioihin sait apua Vauhdittamosta?
  5. Terveiset ja kehittämisehdotukset

Syksyllä 2018 alkoi yhteistyö Lahden ammattikorkeakoulun opiskelijan, Minna Kemppaisen, kanssa. Minna halusi tehdä YAMK-opinnäytetyönsä Vauhdittamosta ja aiheeksi valikoitui Vauhdittamon vaikuttavuuden arviointi. YAMK-työssään Minna kysyi yhdessä mietityllä kysymyspatteristolla Vauhdittamon asiakkaana olleilta kokemuksia palvelusta sekä palvelun hyödystä ja vaikuttavuudesta. Opinnäytetyö valmistui keväällä 2019 ja se on luettavissa täällä:

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/169696/Opinn%E4ytety%F6%20pdf.pdf;jsessionid=10C8778DBDA55B92F80A8A3FEAB0512C?sequence=2

YAMK-työn kysely jäi Vauhdittamon vakiintuneeksi asiakaspalautteen keräämisen tavaksi. Kysely lähetetään neljä kertaa vuodessa säännönmukaisen aikataulun mukaisesti niille asiakkaille, jotka ovat kyseisenä ajanjaksona päättäneet asiakkuuden Vauhdittamossa (asiakkuuden päättymisestä väh. 3kk). Asiakasseurantatiedot saadaan Walmu-järjestelmästä, johon Vauhdittamon ESR-lomakkeen täyttäneet asiakkaat kirjataan.

Vaikuttavuuspalaute vuosikello

Kyselyn kysymykset ovat:
 

Sukupuoli ja ikä

Tilanne ennen palvelun käyttöä

vaikutus ja koulutusaste

ammattiala

käytetyt palvelut ja asiointikerrat

Ohjautuminen

väittämät ja yleisarvosana

Väittämiä

kokemukset ja NPS

toiveet

Jatkuvaa vaikuttavuuden arviointia tehdään myös arkisessa asiakastyössä. Käytännössä tämä tarkoittaa säännöllistä yhteydenpitoa puolin ja toisin, ja usein asiakkaat ilmoittavatkin itse työllistymisestään tai muusta tilanteensa muutoksesta. Jokaisella asiakastyötä tekevällä työntekijällä on seurattavien asiakkaiden kansio, johon on koottu ne omat asiakkaat, joiden kanssa prosessi on kesken. Näihin asiakkaisiin ollaan säännöllisemmin yhteydessä, vähintään ja viimeistään kolmen kuukauden kuluessa ensiasioinnista. Yhteydenpito tapahtuu sähköpostitse tai puhelimitse ja on tärkeä osa asiakastyön prosessia. Asiakkaat ovat todella tyytyväisiä tähän säännölliseen kuulumisten kysymiseen, työpaikkavinkkeihin, hakemusten kommentointiin ja muuhun etäapuun, jota tilanteeseensa saavat. Iso osa asiakkaista asioi palvelupisteellä vain pari kertaa, mutta yhteydenpito Vauhdittamon työntekijään voi jatkua vaikka kuukausia. Voisi sanoa, että monessa tapauksessa palvelun laatu syntyy juuri tästä etäyhteydenpidosta ja syvällisestä paneutumisesta asiakkaan tilanteeseen.

Työnhakija-asiakkailta olemme kysyneet palautetta myös isommissa rekrytapahtumissa tabletti-palautteella. Esimerkiksi Tiistairekry-tapahtumassa 2019 palautekysely sisälsi seuraavat kysymykset:

  1. Koitko tapahtuman hyödylliseksi? (kyllä / ei / en osaa sanoa)
  2. Oliko tapahtumassa sinulle sopivia työpaikkoja? (kyllä / ei)
  3. Minkä yleisarvion annat tapahtumalle (1-5 tähteä)
  4. Vapaa sana

Kysely on toteutettu tapahtumapaikan ovilla tapahtumakävijöitä pysäyttämällä. Tabletilla kerättävä palaute on ollut helppo ja nopea tapa kerätä kokemuksia tapahtumakävijöiltä ja olemme saaneet sitä kautta arvokasta palautetta tapahtumien jatkokehittämiseen.  

Työnantaja-asiakkaat

Työnantajien kanssa olemme tehneet yhteistyötä pääasiassa kahdella tavalla
1) Yrityspisteen rekrytointitoimeksiantojen kautta
2) Rekrytapahtumia järjestämällä

Yrityspisteen toimeksiantojen tärkein palaute on se, löytääkö työnantaja tekijän vai ei. Tästä meillä on oma tilastomme ja karkeasti voi sanoa, että tekijä toimeksiantoihin on löytynyt 61 prosenttisesti. Yrityspisteen kautta työntekijää etsineille työnantajille lähetämme palautekyselyn on toteutettu keväällä 2020.  

Omiin ja yhteistyössä muiden kanssa järjestettyihin rekrytapahtumiin on osallistunut iso joukko päijät-hämäläisiä työnantajia. Noin puolitoista viikkoa rekrytapahtuman jälkeen mukana olleille työnantajille lähetetään palautekysely, jossa kysytään seuraavat asiat:

1. Oliko tilaisuudessa potentiaalisia hakijoita? (kyllä / ei / olisi voinut olla enemmän)
2. Löysitkö tilaisuudesta työntekijän/työntekijöitä? (kyllä / ei / en osaa vielä sanoa)
3. Oliko tila toimiva? (kyllä / ei / vapaa sana)
4. Oliko tilaisuuden ennakko-ohjeistus riittävä ja kattava? (kyllä / ei / vapaa sana)
5. Sujuivatko tilaisuuden järjestelyt hyvin? (kyllä / ei / vapaa sana)
6. Voisitteko tulla toistekin vastaavaan tapahtumaan? (kyllä / ei)
7. Vapaa sana

Vastausprosentti näihin työnantajapalautekyselyihin on ollut hyvä ja niistä on saatu arvokasta palautetta, joiden avulla on pystytty tekemään entistä parempia rekrytapahtumia.

Palvelupisteessä asioivatPikapalautelaite tulokset

Tammikuussa 2019 käyttöön otettiin myös pikapalautelaite, joka on palvelupisteen ovenpielessä ja käytössä kaikille palvelupisteessä asioiville. Siihen palautteen voi siis antaa yhteistyökumppani, Vauhdittamon työntekijän luona asioiva asiakas, verkoston palveluja käyttänyt henkilö tai työnantaja. Palautelaitteeseen annettu palaute on 99 prosenttisesti positiivista. Vauhdittamon tyyppisessä palvelussa palvelukokemus on kriittinen tekijä sen suhteen, asioiko asiakas uudelleen palvelussa tai kertooko siitä lähipiirilleen. Palvelukokemuksen pitää jäädä positiivisen puolelle, jotta tällaisessa palvelupisteessä riittää asiakkaita.

Verkosto ja ohjausryhmä

Olemme kutsuneet Vauhdittamon verkostoa ja yhteistyökumppaneita tasaiseen tahtiin yhteen ideoimaan ja kehittämään palveluamme (esim. ideointiglögit, kuusenkoristajaiset, kevätjuhlat jne.). Tästä kerrotaan enemmän artikkelissa Verkoston rakentaminen ja ylläpitäminen.

Olemme lähettäneet yhteistyökumppaneille ja hankkeen ohjaisryhmälle myös sähköisiä kyselyitä, muun muassa:

  • Vauhdittamon ohjausryhmän itsearviointi, toukokuu 2019
  • Verkoston arviointi Vauhdittamon toiminnasta, toukokuu 2019 (uutiskirjejakelulista, yli 200 henkilöä)
  • Ystävänpäiväkysely, helmikuu 2020 (uutiskirjejakelulista, yli 250 henkilöä). Tässä kyselyssä keskityimme erityisesti Vauhdittamon mielikuvaa mittaaviin kysymyksiin:

 

  1. Millaisia vaikutuksia hankkeella on ollut sinun työskentelyysi? Miten hanke on näkynyt arjessasi?
  2. Millaisia vaikutuksia hankkeella on ollut organisaationne työhön?
  3. Millä adjektiivilla / adjektiiveilla kuvailisit Vauhdittamoa?

Rahoittajien logot