Vauhdittamo Vipuvoimaa Eu:lta, ELY-keskus mobiili Vipuvoimaa Eu:lta, ELY-keskus

Digistrategia ja viestintäkanavat hanketyössä

6.5.2020

Hankkeen alussa on tärkeä luoda strategia digitaalisia ympäristöjä varten. Digistrategia määrittää toiminnan suunnan ja auttaa säilyttämään toiminnan fokuksen. Digistrategia kohdistuu enimmäkseen verkossa olevaan toimintaan, mutta hankkeen alussa on hyvä pohtia myös millaisia digitaalisia välineitä käytännön toiminta sekä verkossa toimiminen edellyttää ja millaista osaamista niiden käyttö vaatii. Keskeinen osa digistrategiaa on määritellä missä sosiaalisen median kanavissa toimitaan ja näytään, sekä miten eri kanavissa viestitään.

Vauhdittamo-hankkeessa laadittiin karkea digistrategia jo ensimmäisinä työpäivinä.  Digistrategiaan kirjattiin suunnitellut sosiaalisen median kanavat, perinteiset verkkokanavat kuten verkkosivut sekä muut markkinoinnin toimenpiteet, jotka linkittyvät sähköiseen maailmaan tai mediaan. Fläppitaululle koottiin ajatuksia miten eri viestintä kanavat eroavat toisistaan tyylillisesti sekä pohdittiin niiden hyötyjä sekä käyttötarkoitusta.

digitrategialuonnos

Digitaaliset välineet

Hankkeen alkaessa on tärkeä määrittää mitä digitaalisia välineitä toiminta edellyttää, alkuvaiheessa sekä pitkällä tähtäimellä, jotta toimintaa voidaan kehittää. Laitteiston hankkiminen vaatii rahaa ja täten jokaiselle hankitulle laitteelle tulee olla perustelut. Laitteiston taso tulee vastata hankkeen käyttötarvetta. Ei ole syytä hankkia markkinoiden parhaita laitteita, jos kevyemmälläkin laitteistolla päästään haluttuun lopputulokseen. Ammattimaiset laitteet usein vaativat myös enemmän osaamista, jotta hyöty saadaan irti. Alla on lueteltu laitteistoa, jotka Vauhdittamo hankki omaa toimintaansa varten.

Asiakaskoneet

Vauhdittamoon hankittiin kuusi kappaletta kannettavia tietokoneita. Kannettaviin tietokoneisiin päädyttiin siitä syystä, ettei työskentely olisi sidottu yhteen paikkaan/huoneeseen. Yhtä kannettavaa varten hankittiin telakka ja näyttö, jotta yksi kone olisi asiakkaiden vapaassa käytössä. Muut kannettavat ovat hankehenkilökunnan käytettävissä asiakastapaamisissa sekä tarvittaessa annettavissa asiakkaiden käyttöön. Asiakaskoneisiin asennettiin erillinen rajoitettu käyttöjärjestelmä, joka estää koneen asetusten muuttamisen ja tyhjää tallennetut tiedot käynnistyksen yhteydessä. Koneet ovat merkiltään HP Elitebookkeja ja niistä löytyy internet-selain sekä Office-paketti työskentelyä varten.

Aulanäytöt

Vauhdittamoon hankittiin kaksi infotaulua. Yksi sijoitettiin Vauhdittamon aulaan, toinen neuvotteluhuoneeseen. Aulanäyttöä hyödynnettiin ajankohtaisten tapahtumien markkinoinnissa sekä muiden Vauhdittamossa sijaitsevien palveluiden markkinoinnissa. Aulanäytön sisältöä päivitetään tasaisin väliajoin, jolloin aulanäytössä pyörivälle videolle lisätään tulossa olevat tapahtumat sekä tiedotettavat asiat ja poistetaan vanhentuneet tiedot. Neuvottelutilan näyttöä voidaan hyödyntää vierailujen ja asiakastilanteiden yhteydessä.

Verkko

Toimiva verkko on olennainen osa työskentelyä. Vauhdittamossa on vapaassa käytössä oleva Wlan-verkko, johon myös asiakaskoneet on yhdistettyä. Näin mahdollistetaan asiakkaiden työskentely tilassa myös omilla laitteilla. Kiinteä verkko on suositeltava, koska se mahdollistaa vakaan työskentelyn verkkoympäristöissä ja näin pienennetään riskiä verkko-ongelmiin kesken työskentelyn.

Tabletit

Vauhdittamolle hankittiin kaksi tablettia. Tabletit valikoitiin siten, että kummassakin tabletissa oli eri käyttöjärjestelmä (IOS, Android). Eri käyttöjärjestelmät mahdollistavat monipuolisemmin koulutusten pitämisen sekä tarjoaa asiakkaalle mahdollisuuden käyttää sitä käyttöjärjestelmään mikä hänelle on entuudestaan tuttu, jos tabletin käyttöön työskentelyssä päädytään. Tabletteja on hyödynnetty myös tapahtumissa palautteenkeräämiseen asiakkailta.

Kamera-/videolaitteisto

Mediantuotanto on osa nykyaikaa ja sen mahdollistamiseen tarvitaan laitteistoa. Vauhdittamoon hankittiin heti toiminnan alkuvaiheessa järjestelmäkamera (Canon EOS 700D), joka mahdollistaa CV-kuvien ottamisen sekä muun toiminnan ja tapahtumien taltioimisen. Järjestelmäkamera toimii sekä videokamerana että still-kuvien ottamiseen. CV-kuvia varten hankittiin myös perustason valokuvausvalot. Videokuvauksia varten hankittiin kameraan liitettävä suuntamikrofoni sekä myöhemmin hankkeen aikana langaton mikrofonijärjestelmä.

Editointia varten hankittiin myös Adobe Premier Pro -editointiohjelma, joka mahdollisti videoiden editoinnin eri tarkoituksia varten. Videohaastatteluiden tekemiseen ja muuhun palaveritoimintaan hankittiin Jabra-kokouskaiutin sekä erillinen web-kamera. Kannettavissa tietokoneissa on usein sisäänrakennettu web-kamera, mutta ulkoinen kamera mahdollistaa monipuolisempien kuvakulmien ja kuvausalueen valinnan.

Sosiaalisen median kanavat & verkkosivut

Vauhdittamo-hankkeen haasteena oli laaja asiakassegmentti. Mistä tavoittaa henkilöt? Asiakasryhmän laaja ikäskaala loi painetta monikanavaisesti viestinnästä, koska koko kohderyhmää tuskin on mahdollista tavoittaa yhdestä kanavasta. Keskeistä on kuitenkin palvelun tunnettavuuden lisääminen, joka syntyy näkyvyyden aikaansaamana sekä asiakkaiden hyvästä palvelukokemuksesta. Sosiaalinen media keskittyy näistä näkyvyyteen. Vauhdittamo käytti hankeaikana markkinointikanavina myös perinteistä mediaa, mutta niistä saatu panos/tuotos suhde ei ollut riittävä. Sosiaalisen median markkinoinnin avulla päästiin samaan tulokseen murto-osalla perinteisten medioiden, kuten lehtimainoksen, hinnasta.

Vauhdittamon sosiaalisen median kanaville laadittiin jo lähtökohtaisesti erilainen tavoite. Kaikissa kanavissa ei viestitty samalla tavalla ja eikä kaikissa kanavissa ollut tarkoitus tavoittaa työnhakija-asiakkaita vaan pääasiallisena kohderyhmänä saattoi olla tunnettavuuden lisääminen esimerkiksi lisäämällä alalla työskentelevien tietoutta tästä lahtelaisesta palvelukonseptista.

Alla on lista Vauhdittamon käyttämistä digitaalisista kanavista sekä avattu niiden käyttötarkoitusta ja kohderyhmää.  Sosiaalisen median kanavia ei kannata ottaa käyttöön enempää kuin resurssien rajoissa pystytään hoitamaan. Some-kanavat, joihin ei päivity uutta sisältöä, on huonoa mainosta. Aktiivisena monikanavainen viestintä parantaa palvelun löydettävyyttä internetistä.

Verkkosivut / www.vauhdittamolahti.fi

Vauhdittamon verkkosivut tilattiin Lahden kaupungin Mediapajalta. Mediapajalle hahmoteltiin paperille luonnossivut. Luonnossivujen avulla havainnoitiin mitä sivuilta pitäisi löytyä, mistä kohdasta ja mitä välilehtiä tulisi olla käytössä. Sivuista päätettiin tehdä mahdollisimman yksinkertaiset, jotta tiedon löytäminen olisi helppoa ja palvelisi koko kohderyhmää.  Sivusto rakennettiin vastaamaan tätä luonnosta. Vauhdittamo päivittää itse sivuston sisällön, mutta Mediapaja tarjoaa tukea mahdollisiin rakenteellisiin muutoksiin sivustolle, kuten keväällä 2020 käyttöön otetun chat-palvelun rakentaminen. Verkkosivu on Vauhdittamon virallinen viestintäkanava.

Facebook / https://www.facebook.com/vauhdittamo

Facebook on Vauhdittamon verkkosivujen lisäksi toinen pääasiallinen viestintäkanava. Facebookin tyyli on virallinen mutta rento. Facebook ympäristönä mahdollistaa myös vapaamuotoisemman viestimisen kuin verkkosivut. Facebook tarjoaa mahdollisuuden laajan yleisön tavoittamiseen eri ryhmiä hyödyntämällä sekä Facebook mainontaa hyödyntämällä.  Hyvät verkostot auttavat tiedon leviämisessä omien kontaktien ulkopuolelle. Vauhdittamolla on Facebookissa yrityskanava, sekä hallinnointiprofiili. Vauhdittamo hyödyntää Facebookia esimerkiksi maksullista mainontaa käyttämällä, levittämällä tietoa omista ja yhteistyökumppaneiden palveluista sekä avoimista työpaikoista ja lisäksi jokaisesta rekrytapahtumasta tehdään oma tapahtuma Facebookiin. Facebookilla tavoitellaan erityisesti työnhakija-asiakkaita.

Twitter / https://twitter.com/vauhdittamo

Twitter on aiempia epävirallisempi kanava. Kanava keskittyy Vauhdittamon toiminnan tunnettavuuden luomiseen, mutta samalla tarjoaa ajankohtaista tietoa työnhakijoille. Twitter palveluna tarjoaa laajan ja helposti kasvatettavan valtakunnallisen yleisön. Twitter mahdollistaa toiminnan viestimisen eri organisaatioiden suuntaan kuten TE-toimisto, ELY jne. Twitteriin kirjoitettavat postaukset ovat huomattavasti lyhyempiä kuin esim. Facebookiin. Tämän takia viestien pitää olla ytimekkäitä ja kuvien informatiivisia.

Instagram/  https://www.instagram.com/vauhdittamolahti

Toisin kuin Twitter Instagram on suunnattu nimenomaan työnhakija-asiakkaille. Instagram mahdollistaa sekä kuvien että 24h kestävien tarinoiden julkaisemisen. Instagram on luonteeltaan hyvin vapaamuotoinen ja erityisesti Vauhdittamon nuoremman asiakaskunnan suosiossa. Instagramissa viestimiseen on asetettu hyvin vähän rajoituksia, sillä viestimistapa Instagramissa on rento, huumorinsävytteinen ja epävirallinen.

Linkedin / https://www.linkedin.com/company/27246685/

LinkedIn on nostanut merkitystään rekrytointikanavana viime vuosien myötä. Tästä syystä myöskään Vauhdittamo ei voinut jättää tätä kanavaa huomioimatta. LinkedIn on perustettu Vauhdittamo-yrityssivu, johon viestitään ajankohtaisia asioita sekä tulossa olevista tapahtumista. LinkedIn on kuitenkin tärkeämpi kanava työnhakijalle oman työnhaun kannalta kuin Vauhdittamon toiminnan kannalta. LinkedIn oli ainoa sosiaalisen median kanava, joka vielä hankkeen loppuvaiheessa haki muotoaan ja optimaalista käyttötarkoitusta. Suurimmaksi haasteeksi muodostui yrityssivun seuraajien määrä, joka oli haasteellista kasvattaa. Yrityssivun seuraajien määrä, kun korreloi suoraan tehtävien postausten levikkiin.

Pinterest / https://fi.pinterest.com/vauhdittamo/

Pinterest on kuvapalvelu.  Pinterest oli sosiaalisen median kanavista se, jolla ei ollut varsinaista kohderyhmää. Vauhdittamolle luotiin tili, jonne taltioitiin hankkeen matkaa kuvien avulla. Pinterest toimii palvelun markkinoinnin tukena. Kuvat antavat palvelulle kasvot ja inhimillisyyden. Kuvista näkee työskentelevät ihmiset, tapahtumien luonteen ja toimitilat. Pinterestin ylläpito ei vaadi samanlaista panostusta kuin muut sosiaalisen median kanavat.

Hakukoneoptimointi

Hakukoneoptimointi on usein ammattilaisten työtä, mutta on muutamia asioita, joiden avulla omaa löydettävyyttä voidaan parantaa. Usein hakukoneoptimoinnin yhteydessä puhutaan verkkosivujen koodiin laitettavista hakusanoista. Hakusanat ovat tärkeitä, mutta ne ovat vain yksi optimoinnin osa-alue. Hakusanojen tulee kuvata palvelua ja olla sanoja, joilla todennäköisesti palvelua etsitään tai joiden yhteydessä palvelu toivotaan tulevan löydetyksi.

Toinen tärkeä asia on sisältötekstit sivustolla. Hakukoneiden kuten Googlen omat robotit käyvät kaikkien sivujen kaikki tekstit läpi. Tämän takia sisältöteksteissä tulisi myös esiintyä niitä sanoja joihin palvelu liittyy ja joiden yhteydessä palvelu toivotaan löydettävän. Sisältöteksteillä tarkoitetaan otsikot, sloganit, esittelytekstit ym. päivitystekstit.

Kolmas asia mihin usein unohdetaan kiinnittää huomiota, on oman sivuston kytkeytyminen muihin sivustoihin. Hakukoneiden uskotaan arvottavan sivustoja sen mukaan, kuinka paljon niistä johtaa linkkejä muihin sivuihin ja toisinpäin. Tämän takia sivustolta on hyvä löytyä linkit keskeisten yhteistyökumppaneiden ja oman organisaation sivustoihin.

Viimeinen huomioitava asia on päivittyminen. Tällä tarkoitetaan sisällön päivittymistä eli uuden materiaalin ja julkaisujen sykliä. Mitä useammin sivustolle ilmestyy uutta materiaalia, sitä aktiivisempana myös hakukone sivustoa käsittelee. Mitä aktiivisempi sivu, sen parempi näkyvyys.

Rahoittajan logot